Emitir facturas es una de las tareas más universales y recurrentes en cualquier negocio. Sin embargo, una reforma legislativa que está pasando desapercibida para muchos está a punto de transformar este proceso por completo. A partir de 2026, el nuevo Sistema Informático de Facturación (SIF) será obligatorio para casi todo el espectro empresarial, desde autónomos hasta grandes corporaciones.
Este cambio se enmarca dentro de una estrategia más amplia de la Agencia Tributaria para reforzar el control y reducir el fraude fiscal. Aunque pueda parecer un simple cambio técnico, esta nueva regulación contiene requisitos sorprendentes que van mucho más allá de una actualización de software. Se trata de un cambio fundamental en la forma en que se registran y conservan las operaciones comerciales.
Plazos de Implantación Obligatoria
Antes de profundizar, es crucial conocer los plazos de implantación, que serán escalonados:
- 1 de enero de 2026: Obligatorio para empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2026: Obligatorio para el resto de contribuyentes (autónomos, pymes, etc.).
A continuación, desvelamos los cinco aspectos más impactantes y, en ocasiones, contraintuitivos, del SIF que todo empresario y profesional debe conocer.
1. Tu hoja de cálculo para facturar podría ser ilegal
Muchos empresarios asumen que la nueva ley de facturación solo afecta a quienes utilizan complejos sistemas ERP o software de contabilidad especializado. Esta suposición es un error. La normativa que regula el SIF es deliberadamente amplia para abarcar cualquier herramienta utilizada para expedir facturas.
"tanto un ERP de gran empresa como un TPV básico o una hoja de cálculo que procese facturas quedan dentro del concepto de SIF"
El impacto de esta definición es enorme. Significa que si tu pequeña empresa o tú, como autónomo, utilizas una plantilla de Excel o Google Sheets, esta se considerará un SIF si la utilizas para generar directamente los libros registros de IVA, de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento de las obligaciones tributarias. En ese caso, estarás obligado a migrar a un software que cumpla con la nueva normativa.
2. El 'Ctrl+Z' de la facturación ha muerto: Corregir ya no es editar
La práctica común de modificar una factura para corregir un error o eliminar un registro incorrecto dejará de ser posible bajo el nuevo sistema. El reglamento impone el principio de inalterabilidad de los registros de facturación.
A partir de 2026, el procedimiento obligatorio para corregir un error será emitir un nuevo "registro de anulación" o "de sustitución". Este proceso crea una cadena de eventos permanente y completamente trazable, donde cada paso queda registrado y vinculado al anterior mediante una huella digital única.
"Si hay que corregirla, no se modifica: se emite un registro de anulación o de sustitución. Todo queda encadenado y trazado mediante huellas digitales (hash)."
Esta "huella digital" o hash es una firma criptográfica que hace matemáticamente imposible alterar un registro sin romper la cadena, garantizando una integridad de datos que hasta ahora era impensable en la mayoría de los sistemas de pymes.
3. Todas tus facturas llevarán un "DNI" digital: el código QR
Una de las novedades más visibles del SIF es la obligatoriedad de incluir un código QR en cada factura. A partir de 2026, todas las facturas emitidas a través de un SIF, incluidas las facturas simplificadas (tickets), deberán llevar este código impreso o integrado.
El propósito de este código QR es doble: por un lado, permite a la Agencia Tributaria verificar la autenticidad e integridad de los datos de la factura de forma instantánea; por otro, ofrece al cliente final un mecanismo para hacer la misma comprobación.
4. Ignorar la ley puede costarte más que tu software: multas de hasta 50.000 €
No adaptarse a la nueva normativa del SIF conlleva un riesgo financiero significativo. El régimen sancionador diseñado para asegurar su cumplimiento es excepcionalmente severo. Las multas se dividen en dos categorías principales:
- Para los usuarios de software no conforme: hasta 50.000 euros por ejercicio.
- Para los productores y distribuidores de software: hasta 150.000 euros por ejercicio y tipo de infracción.
Comparativa visual de las sanciones máximas por ejercicio.
Más que una simple multa, estas sanciones representan un riesgo existencial para una pyme, elevando la conformidad del software a una prioridad de gestión de riesgos.
5. SIF vs. VERI*FACTU: Una decisión estratégica
En el debate sobre la nueva normativa, los términos SIF y VERI*FACTU a menudo se usan indistintamente, pero es crucial entender que no son lo mismo.
La forma más sencilla de entenderlo es pensar en el SIF como el nuevo sistema operativo obligatorio para la facturación, mientras que VERI*FACTU es una aplicación opcional de "sincronización en la nube".
SIF (Sistema Informático de Facturación): Es la base obligatoria. Define el conjunto de reglas que todo software de facturación debe cumplir (inalterabilidad, registros de eventos, QR, etc.). Con un SIF básico, los datos de facturación solo se envían a la Agencia Tributaria si esta los solicita expresamente.
VERI*FACTU: Es un sistema opcional que se construye sobre un SIF. Las empresas que elijan utilizar un software VERI*FACTU enviarán los registros de sus facturas a la Agencia Tributaria de forma automática y en tiempo real.
Optar por VERI*FACTU, aunque voluntario, puede ser una decisión estratégica para empresas que deseen demostrar una mayor transparencia fiscal y agilizar posibles auditorías.
Conclusión
El nuevo Sistema Informático de Facturación es mucho más que una actualización técnica; representa un cambio de paradigma hacia la trazabilidad digital completa de las transacciones comerciales. La inalterabilidad de los registros, la verificación mediante QR y las duras sanciones dibujan un nuevo escenario de transparencia fiscal.
Ante esta nueva realidad, la pregunta no es solo si tu software es compatible, sino cómo este registro permanente e inalterable de tus operaciones modelará tus decisiones de negocio en el futuro.